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document_type: "standard_doc"
service: "MOMENTRY_CORE"
title: "文件創建規範改善建議"
date: "2026-03-27"
version: "V1.0"
status: "active"
owner: "Warren"
created_by: "OpenCode"
tags:
  - "文件創建規範改善建議"
ai_query_hints:
  - "查詢 文件創建規範改善建議 的內容"
  - "文件創建規範改善建議 的主要目的是什麼？"
  - "如何操作或實施 文件創建規範改善建議？"
---

# 文件創建規範改善建議

| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 建立者 | OpenCode |
| 建立時間 | 2026-03-27 |
| 文件版本 | V1.0 |
| 提案狀態 | 🔧 部分實施 (階段1完成) |

---

## 版本歷史

| 版本 | 日期 | 目的 | 操作人 | 工具/模型 |
|------|------|------|--------|-----------|
| V1.0 | 2026-03-27 | 創建提案文件 | OpenCode | deepseek-reasoner |

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## 概述

本文檔針對現有的 `DOCS_STANDARD.md` 提出改善建議，主要解決以下問題：

1. **缺少運維文件類型規範** - 無 `RCA_`、`INCIDENT_` 等前綴定義
2. **維護紀錄管理缺失** - 無專門目錄結構規範  
3. **事件分類不完整** - 無事件嚴重等級、處理流程規範

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## 問題分析

### 現有規範不足之處

#### 1. 文件類型前綴不完整

**現狀** (`DOCS_STANDARD.md` 第45-46行)：

| 前綴 | 用途 | 位置 |
|------|------|------|
| `INSTALL_` | 服務安裝指南 | `/docs/` |
| `DEVELOP_` | 開發指南 | `/docs/` |
| `*_SPEC.md` | 規格定義 | `/docs/` |
| `*_DESIGN.md` | 設計文件 | `/docs/` |
| `API_REFERENCE.md` | API 參考文件 | `/docs/` |

**缺失的前綴**：

| 前綴 | 用途 | 建議位置 |
|------|------|----------|
| `RCA_` | 根本原因分析 | `/docs/maintenance_records/` |
| `INCIDENT_` | 事件報告 | `/docs/maintenance_records/` |
| `CHANGE_` | 變更紀錄 | `/docs/maintenance_records/` |
| `MAINTENANCE_` | 維護計畫 | `/docs/maintenance_records/` |

#### 2. 目錄結構規範缺失

**現狀**：所有文件統一存放在 `/docs/` 目錄

**問題**：
- 運維文件與技術文件混雜
- 難以查找特定類型文件
- 缺乏生命周期管理

**建議結構**：
```
docs/
├── installation/          # 安裝指南
├── development/          # 開發指南  
├── api/                 # API 文件
├── specifications/      # 規格文件
├── designs/            # 設計文件
└── maintenance_records/ # 運維紀錄 (新增)
    ├── rca/            # 根本原因分析
    ├── incidents/      # 事件報告
    ├── changes/        # 變更紀錄
    └── plans/          # 維護計畫
```

#### 3. 事件處理流程缺失

**現狀**：無事件報告、處理、歸檔規範

**缺失內容**：
- 事件嚴重等級定義 (P0-P4)
- 事件處理時間目標 (SLA)
- 根本原因分析模板
- 事件歸檔流程

---

## 具體改善建議

### 建議 1：擴充文件類型前綴

#### 新增前綴定義

建議在 `DOCS_STANDARD.md` 第45-46行後添加：

| 前綴 | 用途 | 位置 | 語言 | 狀態標記 |
|------|------|------|------|----------|
| `RCA_` | 根本原因分析 | `/docs/maintenance_records/rca/` | 繁體中文 | P0-P4 |
| `INCIDENT_` | 事件報告 | `/docs/maintenance_records/incidents/` | 繁體中文 | ✅/⏳/❌ |
| `CHANGE_` | 變更紀錄 | `/docs/maintenance_records/changes/` | 繁體中文 | ✅/🔧/⚠️ |
| `MAINTENANCE_` | 維護計畫 | `/docs/maintenance_records/plans/` | 繁體中文 | 📅/🔧/✅ |

#### 文件名稱格式

**事件文件命名**：
```
RCA_<服務名稱>_<問題簡述>_<日期>.md
INCIDENT_<服務名稱>_<事件類型>_<日期>.md
```

**範例**：
```
RCA_WORDPRESS_TIMEOUT_EXTERNAL_ACCESS_2026_03_27.md
INCIDENT_POSTGRESQL_CONNECTION_ISSUE_2026_03_26.md
```

### 建議 2：建立維護紀錄目錄規範

#### 目錄結構

```markdown
## 目錄結構規範

### 運維紀錄目錄 (`/docs/maintenance_records/`)

| 子目錄 | 用途 | 文件範例 |
|--------|------|----------|
| `rca/` | 根本原因分析 | `RCA_*.md` |
| `incidents/` | 事件報告 | `INCIDENT_*.md` |
| `changes/` | 變更紀錄 | `CHANGE_*.md` |
| `plans/` | 維護計畫 | `MAINTENANCE_*.md` |
| `templates/` | 文件模板 | `TEMPLATE_*.md` |

### 文件生命周期管理

| 階段 | 目錄 | 說明 |
|------|------|------|
| 進行中 | `[類型]/_active/` | 正在處理的事件/變更 (類型: rca, incidents, changes, plans) |
| 已完成 | `[類型]/_completed/` | 已完成的處理項目 (類型: rca, incidents, changes, plans) |
| 已歸檔 | `[類型]/_archived/` | 超過保留期限的文件 (類型: rca, incidents, changes, plans) |
```

#### 保留政策

| 文件類型 | 保留期限 | 歸檔策略 |
|----------|----------|----------|
| RCA 文件 | 2 年 | 年度歸檔 |
| 事件報告 | 1 年 | 季度歸檔 |
| 變更紀錄 | 3 年 | 年度歸檔 |
| 維護計畫 | 1 年 | 完成後歸檔 |

### 建議 3：定義事件嚴重等級

#### 嚴重等級定義

建議在規範中添加以下內容：

```markdown
## 事件嚴重等級定義

| 等級 | 代碼 | 影響描述 | 處理時間目標 | 通知要求 |
|------|------|----------|--------------|----------|
| P0 | 緊急 | 服務完全中斷，影響所有用戶 | 立即處理，1小時內解決 | 立即通知所有相關人員 |
| P1 | 高 | 主要功能不可用，影響多數用戶 | 2小時內開始處理，4小時內解決 | 1小時內通知負責人 |
| P2 | 中 | 次要功能問題，影響部分用戶 | 4小時內開始處理，8小時內解決 | 2小時內通知負責人 |
| P3 | 低 | 輕微問題，不影響核心功能 | 1個工作日內處理 | 工作日內通知 |
| P4 | 資訊 | 諮詢、建議或非緊急問題 | 3個工作日內回應 | 無需緊急通知 |
```

#### 事件狀態標記

| 狀態 | 標記 | 說明 |
|------|------|------|
| 新報告 | ⏳ 待處理 | 事件剛被報告，尚未分配 |
| 調查中 | 🔍 調查中 | 正在調查根本原因 |
| 處理中 | 🔧 處理中 | 正在實施解決方案 |
| 已解決 | ✅ 已解決 | 問題已解決，待驗證 |
| 已關閉 | 📁 已關閉 | 事件完全關閉 |
| 已歸檔 | 🗄️ 已歸檔 | 事件已歸檔 |

### 建議 4：標準化 RCA 文件模板

#### RCA 文件必需章節

建議在規範中添加以下模板：

```markdown
## RCA 文件結構模板

### 必需章節

1. **頂部資訊表** - 建立者、時間、版本
2. **版本歷史** - 文件變更紀錄
3. **事件摘要** - 問題概述和影響
4. **調查過程** - 詳細調查步驟和發現
5. **根本原因分析** - 主要和次要原因
6. **解決方案與實施** - 具體修復措施
7. **預防措施** - 短期、中期、長期改進
8. **影響評估** - 直接和間接影響
9. **經驗教訓** - 學到的教訓和最佳實踐
10. **相關文件** - 相關參考文件
11. **簽核** - 相關人員確認

### 可選章節

- 技術細節附錄
- 測試腳本詳解
- 配置參數說明
- 監控指標定義
```

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## 實施計畫

### 階段 1：立即實施 (1-3 天)

| 任務 | 負責人 | 預計工時 | 依賴項 |
|------|--------|----------|--------|
| 1. 創建 `docs/maintenance_records/` 目錄結構 | OpenCode | 0.5h | 無 |
| 2. 遷移現有運維文件到新目錄 | OpenCode | 1h | 任務 1 |
| 3. 更新 `DOCS_STANDARD.md` 添加新前綴 | OpenCode | 1h | 無 |
| 4. 創建 RCA 文件模板 | OpenCode | 0.5h | 無 |

### 階段 2：短期實施 (1-2 週)

| 任務 | 負責人 | 預計工時 | 依賴項 |
|------|--------|----------|--------|
| 5. 建立事件嚴重等級處理流程 | Warren | 4h | 任務 3 |
| 6. 創建事件報告模板 | Warren | 2h | 任務 3 |
| 7. 建立文件生命周期管理腳本 | OpenCode | 3h | 任務 1 |
| 8. 培訓團隊新規範 | Warren | 2h | 任務 5-6 |

### 階段 3：長期優化 (1-2 月)

| 任務 | 負責人 | 預計工時 | 依賴項 |
|------|--------|----------|--------|
| 9. 實現自動化事件追蹤 | OpenCode | 8h | 任務 7 |
| 10. 建立監控與警報集成 | OpenCode | 12h | 任務 9 |
| 11. 定期審查和優化流程 | Warren | 4h/月 | 任務 8 |

---

## 預期效益

### 管理效益

| 效益 | 說明 | 衡量指標 |
|------|------|----------|
| **快速問題定位** | 標準化文件結構便於查找 | 平均查找時間減少 50% |
| **知識傳承** | 完整紀錄便於新成員學習 | 新人上手時間減少 30% |
| **流程標準化** | 統一處理流程提高效率 | 事件處理時間減少 25% |
| **風險降低** | 系統性預防措施減少重複問題 | 重複問題發生率降低 40% |

### 技術效益

| 效益 | 說明 | 衡量指標 |
|------|------|----------|
| **文件一致性** | 統一格式提高可讀性 | 文件評分提高 (1-5 分) |
| **自動化潛力** | 結構化數據便於自動處理 | 自動化覆蓋率 70%+ |
| **分析基礎** | 標準化數據利於趨勢分析 | 月度報告生成時間減少 60% |

### 合規效益

| 效益 | 說明 | 相關標準 |
|------|------|----------|
| **審計追蹤** | 完整變更和事件紀錄 | ISO 27001, SOC 2 |
| **責任歸屬** | 清晰的人員和時間紀錄 | ITIL, COBIT |
| **風險管理** | 系統性風險識別和緩解 | NIST CSF |

---

## 風險與緩解措施

### 實施風險

| 風險 | 影響 | 概率 | 緩解措施 |
|------|------|------|----------|
| 團隊接受度低 | 新規範未被採納 | 中 | 1. 逐步實施 2. 提供培訓 3. 收集反饋 |
| 文件維護負擔 | 增加團隊工作量 | 低 | 1. 提供模板 2. 自動化工具 3. 簡化流程 |
| 遷移複雜度高 | 現有文件混亂 | 中 | 1. 分批遷移 2. 保持向後兼容 3. 工具輔助 |

### 技術風險

| 風險 | 影響 | 概率 | 緩解措施 |
|------|------|------|----------|
| 目錄結構衝突 | 現有鏈接失效 | 低 | 1. 符號鏈接 2. 重定向 3. 逐步替換 |
| 自動化工具不穩定 | 依賴新工具風險 | 中 | 1. 備用方案 2. 逐步上線 3. 充分測試 |

---

## 相關文件

| 文件 | 用途 | 位置 |
|------|------|------|
| DOCS_STANDARD.md | 現有文件規範 | `docs_v1.0/STANDARDS/DOCS_STANDARD.md` |
| RCA_WORDPRESS_*.md | RCA 文件範例 | `docs/maintenance_records/` |
| SERVICES.md | 服務管理文件 | `docs_v1.0/REFERENCE/SERVICES.md` |

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## 審核與批准

### 審核人員

| 角色 | 姓名 | 部門 | 審核狀態 | 意見 |
|------|------|------|----------|------|
| 技術審核 (AI) | OpenCode | AI 技術部 | ✅ 技術審核通過 | 詳見審核報告 `REVIEW_DOCS_STANDARD_IMPROVEMENT_2026_03_27.md` |
| 技術負責人 | Warren | 技術部 | ⏳ 待審核 | |
| 運維負責人 | (待指定) | 運維部 | ⏳ 待審核 | |
| 文件管理員 | (待指定) | 管理部 | ⏳ 待審核 | |

### 批准流程

1. **技術審核** - 確認技術可行性和完整性
2. **運維審核** - 確認運維流程實用性
3. **管理批准** - 最終批准和資源分配
4. **實施部署** - 按照實施計畫執行

---

## 附錄

### 文件模板示例

#### RCA 文件模板 (簡化版)

```markdown
# RCA_<服務>_<問題>_<日期>.md

| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 建立者 | |
| 建立時間 | |
| 文件版本 | V1.0 |
| 嚴重等級 | P0-P4 |

---

## 事件摘要

| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 事件標題 | |
| 影響服務 | |
| 發現時間 | |
| 解決時間 | |
| 影響範圍 | |

---

## 根本原因分析

### 主要原因

| 原因 | 證據 | 影響 |
|------|------|------|
| | | |

### 解決方案

| 方案 | 實施步驟 | 驗證方法 |
|------|----------|----------|
| | | |

---

## 簽核

| 角色 | 簽核狀態 | 日期 |
|------|----------|------|
| 分析員 | | |
| 負責人 | | |
```

#### 事件報告模板

```markdown
# INCIDENT_<服務>_<類型>_<日期>.md

| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 報告者 | |
| 報告時間 | |
| 嚴重等級 | P0-P4 |
| 當前狀態 | ⏳/🔍/🔧/✅ |

---

## 事件詳情

| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 事件描述 | |
| 影響範圍 | |
| 重現步驟 | |
| 預期行為 | |
| 實際行為 | |

---

## 處理進度

| 時間 | 操作 | 人員 | 狀態 |
|------|------|------|------|
| | | | |
```

---

**提案結束** - 請審核並提供反饋
